Lorsqu'ils deviennent propriétaires d'une entreprise, les investisseurs immobiliers comprennent que, comme pour toute entreprise, les dépenses sont prioritaires. Les propriétaires d'immeubles locatifs doivent suivre leurs dépenses non seulement pour s'assurer que leur entreprise reste à flot, mais aussi pour préserver leur propriété et leurs obligations fiscales. Permettre à l'un des meilleurs services de gestion immobilière à Montréal pour expliquer pourquoi vous devez suivre les dépenses liées à votre bien locatif et quelles catégories vous devez documenter.
Pourquoi suivre les dépenses liées aux biens locatifs ?
Les investissements immobiliers locatifs, comme toute autre activité, requièrent de la vigilance et de l'attention, en particulier en ce qui concerne les finances. Une bonne tenue des comptes peut aider à maintenir l'activité tout en assurant la régularité des impôts, en réduisant le risque d'audit et en conservant toutes les informations financières pertinentes à portée de main à chaque nouvelle année. Il y a de nombreuses raisons de tenir un registre des dépenses liées aux biens locatifs, notamment pour :
Diviser le revenu personnel du revenu professionnel
Selon le type d'activité que vous exercez, il peut être judicieux de séparer les revenus personnels des revenus professionnels lorsque vous suivez l'évolution de vos revenus locatifs. Si vous exploitez l'entreprise avec vos fonds personnels, la tenue d'un registre vous permet de garder un œil vigilant sur vos fonds personnels et sur la limite de votre budget professionnel, afin que rien ne se passe mal.
Suivre les attentes et les prix
Avec le temps, des changements de prix sont souvent nécessaires. Le suivi de vos dépenses immobilières vous permet de rester vigilant en comparant les prix d'hier et d'aujourd'hui. Grâce à cette connaissance, vous pouvez suivre vos attentes et augmenter ou diminuer les prix en conséquence.
Budget sécurisé pour les réparations
Lorsque vous devez effectuer des réparations sur votre propriété, le suivi des dépenses peut vous aider à les couvrir sans inquiétude. Si vous connaissez tous les frais auxquels vous devrez faire face au cours d'un mois, vous pourrez mieux préparer votre budget en cas d'événements imprévus, tels que des réparations sur l'ensemble de la propriété ou des améliorations nécessaires.
Mieux gérer les impôts
Le suivi des dépenses liées à votre propriété locative vous permet de mieux gérer vos impôts. Grâce à une documentation appropriée, vous ne manquerez pas une occasion de calculer votre revenu imposable. Que vous fassiez vos impôts vous-même ou que vous fassiez appel à un professionnel, il est toujours préférable d'avoir plus d'informations que moins.
Quels documents devez-vous conserver ?
Au moment de classer vos documents, vous pouvez vous demander quelles dépenses liées à la location d'un bien immobilier vous devez conserver et comment vous devez les classer.
Il est essentiel de suivre les revenus et les dépenses de chaque bien immobilier au moyen d'un compte de résultat. Les documents tels que les reçus, les relevés bancaires ou les informations relatives aux cartes de crédit sont autant d'éléments de sauvegarde nécessaires à toute entreprise, en particulier lorsqu'il s'agit de prouver ses revenus. Même pour une petite entreprise de location, il y a beaucoup de documents à conserver, comme par exemple :
- Baux de location : Lorsque vous obtenez un nouveau candidat, gardez une trace du bail, quelle que soit la durée de son séjour. Ces documents doivent inclure les rapports de sélection des locataires afin que vous puissiez disposer d'un historique précis de votre clientèle.
- Déclarations de règlement : Il s'agit notamment des déclarations et des rapports de dépôt fiduciaire. Lorsque vous achetez le bien, veillez à conserver les documents d'inspection pour vos dossiers.
- Preuve de paiement : Il s'agit notamment des paiements de loyers, ce qui comprend le montant reçu et la date à laquelle le loyer était dû.
- Documents relatifs aux locataires adjacents : Il s'agit notamment des commissions payées, des avis de retard de loyer pour le locataire et des demandes d'entretien.
- Relevés bancaires : En conservant tous vos relevés bancaires, vous pouvez prouver que vous utilisez vos revenus et les fonds de votre entreprise de manière appropriée.
- Preuve de paiement : De la même manière que vous documentez vos revenus, il est bon de documenter toutes les preuves de paiement des locataires pour vos dossiers.
- Reçus de gestion : Tous les paiements effectués pour l'entretien de l'entreprise, y compris les services publics, les réparations et les travaux esthétiques, sont utiles à conserver.
- Dépenses externes : Si vous avez des dépenses liées à la commercialisation ou à la publicité de votre bien à louer, documentez-les. Il s'agit notamment des frais de publicité en ligne, des frais de préparation du bail et des rapports de sélection.
- Déclarations fiscales fédérales : Toutes les copies des déclarations fiscales fédérales, locales ou nationales doivent être conservées tant que l'entreprise est ouverte.
- Registre des taxes locatives : Lorsque vous payez l'impôt sur la propriété à la ville ou à l'État, il est essentiel de rassembler vos données dans un dossier documenté.
Charges locatives : Toutes les catégories
On n'est jamais trop prudent lorsqu'il s'agit de tenir des registres. Vous devez tenir un registre de toutes les dépenses liées à votre entreprise, en particulier au moment de la période des impôts. Aux États-Unis, il existe plusieurs catégories dans lesquelles vous pouvez classer vos transactions au fur et à mesure que vous gagnez des clients et que vous louez des biens. Vous pouvez documenter vos dépenses liées à la location de biens immobiliers dans certaines des catégories suivantes :
Frais de voyage
Les dépenses de votre entreprise ne se limitent pas à l'entretien, à la maintenance et à la publicité. Les frais de déplacement, par exemple, qui sont nécessaires à votre activité, font également partie de ce groupe.
Lorsque vous voyagez dans le cadre de vos activités professionnelles, vous devez noter le kilométrage de votre véhicule, les billets d'avion, les frais d'hôtel, les voitures de location et même les notes de restaurant. Les voyages d'affaires au cours desquels vous devez assister à des réunions ou vous déplacer pour l'évaluation de nouvelles propriétés entrent dans la catégorie des frais de voyage.
Dépenses de fonctionnement
Les dépenses d'exploitation correspondent à tout ce dont vous avez besoin pour garder les portes ouvertes. Cela comprend l'entretien général, le nettoyage et l'aménagement paysager. Tout ce que vous utilisez pour entretenir le bâtiment, même entre deux locations, peut être documenté dans cette section.
Il convient de noter que les frais de fonctionnement diffèrent des frais de réparation. Les frais d'exploitation peuvent même couvrir le coût des produits de nettoyage si vous effectuez vous-même le nettoyage et l'entretien. Que vous engagiez une entreprise pour vous aider à entretenir le bien ou que vous le fassiez vous-même, les dépenses d'exploitation sont toutes du même ordre, même en ce qui concerne la lutte contre les parasites.
Frais de marketing
Lorsque vous faites de la publicité pour votre entreprise, chaque déclaration que vous faites sur Internet ou à votre public potentiel coûte de l'argent. La publicité ou les efforts de marketing, y compris les annonces à la radio, en ligne et sur papier, entrent tous dans la catégorie des dépenses de marketing. Tout comme pour l'entretien, les coûts liés à l'embauche d'une agence sont également pris en compte, qu'il s'agisse d'une agence ou d'un consultant pour votre publicité,
Amortissement
Vous pouvez classer comme dépréciation tout ce qui va de la propriété à l'équipement que vous utilisez pour l'entretenir, en passant par les améliorations que vous y apportez au fil du temps. Il est utile de documenter les actifs amortissables, car l'IRS les classe au moment de la déclaration d'impôts.
De la moquette à l'ensemble de la résidence, tout a une durée de vie, qui varie selon le fisc. En général, les propriétés résidentielles ont une durée de vie moyenne de 28 ans.
Dépenses de l'association des propriétaires (HOA)
Si vous utilisez biens immobiliers qui relèvent de l'association des propriétaires, vous aurez probablement des frais à payer. Vous pouvez classer ces frais séparément, qu'il s'agisse de frais d'entretien mensuels ou de dépenses uniques. Les frais de l'association des propriétaires aident à maintenir la propriété habitable, ce qui peut inclure des services tels que le ramassage des ordures, la réparation des bâtiments, la gestion de la propriété, l'entretien de la piscine et la lutte contre les parasites.
Assurances et intérêts
L'assurance du propriétaire n'est qu'un aspect supplémentaire de la vie d'un propriétaire. Si vous louez votre bien à des locataires, vous devrez enregistrer votre assurance dans cette section. Si vous ne déduisez pas des éléments tels que le kilométrage dans vos frais, vous pouvez également détailler les frais de véhicule dans cette section des frais de propriété locative. Si vous garantissez votre prêt hypothécaire autrement que par un prêt personnel, les intérêts hypothécaires figurent également dans cette section.
Frais de gestion
À moins que vous ne gériez le bien vous-même, vous devrez rémunérer du personnel de gestion. La présence d'un gestionnaire immobilier à vos côtés peut s'avérer extrêmement utile pour votre entreprise. Que vous payiez un seul gestionnaire ou que vous allouiez une rémunération à toute une équipe de gestion, le fait de conserver une documentation rigoureuse de la rémunération au fur et à mesure qu'elle progresse au cours du mois peut vous aider à rendre des comptes au moment de la déclaration d'impôts.
Frais de justice
Vous devez documenter tous les frais juridiques encourus. Si vous faites appel à un expert-comptable pour gérer la comptabilité de votre bien locatif, les honoraires qu'il vous verse constituent des dépenses documentables dont vous devez tenir compte pour vos impôts. Il peut s'agir de frais juridiques tels que la couverture des frais d'avocat.
Le suivi de vos coûts et de vos frais peut contribuer à maintenir le risque à un niveau peu élevé. Si vous suivez correctement vos revenus et vos frais, vous aurez moins de chances d'être confronté à des problèmes fiscaux ou à d'autres problèmes juridiques liés à vos revenus.
Réparations et fournitures
Lorsque vous êtes propriétaire d'un bien immobilier, vous devez sans aucun doute le réparer et l'approvisionner tout au long de sa durée de vie. Cela s'applique à tout ce qui peut se briser sur le bien, des toilettes aux appareils électroménagers en passant par la construction du bien.
L'un des avantages de la location pour les clients est l'absence de réparations à effectuer sur le bien. En tant que propriétaire, les réparations constituent une part importante de la propriété. Il en va de même pour les fournitures de votre bien. Les fournitures de bureau utilisées par votre bien locatif, telles que les stylos, l'encre, les enveloppes et les ordinateurs, entrent dans cette catégorie.
Frais de services publics
Vous devez documenter tous les frais de services publics que vous avez pour chaque propriété chaque mois. Cela comprend tous les services que vous fournissez à vos locataires, tels que l'internet, l'eau, l'électricité, le gaz et les lignes téléphoniques. Le fait de documenter ces services permet de suivre ce que vous payez, et notamment de savoir si ces coûts augmentent ou diminuent au cours de l'exercice.
Avec un système de gestion financière, il est facile de suivre les frais de services publics. Certains sites web proposent même d'afficher ces coûts dans des formats faciles à digérer, comme des graphiques.
Impôts
En tant que propriétaire foncier, vous êtes soumis à l'impôt foncier. Vous devez documenter correctement toutes les taxes que vous payez à votre administration locale pour vos archives. Il s'agit également des impôts que vous payez pour les salaires ou d'autres impôts tels que les taxes d'occupation.
Faites appel à Ramfeld pour tous vos besoins immobiliers
Que vous possédiez une petite propriété locative pour un revenu d'appoint ou plusieurs propriétés, externalisation de la gestion immobilière peut vous aider à augmenter vos revenus. Gérer des biens immobiliers avec une société professionnelle peut vous aider à accroître votre portée, en rendant vos biens plus recherchés et plus connus.
Ramfeld propose des services de gestion immobilière qui peuvent vous aider à rendre votre investissement aussi facile que possible. Nos services comprennent :
- Communication 24/7 entre vous et vos locataires
- Tenue de registres
- Perception des loyers
- Réparation et entretien des bâtiments
- Inspection des biens
- Information financière
- Optimisation des actifs
- Gestion de projet
- Conseil en construction
- Nettoyage mensuel des bâtiments
Si vous souhaitez en savoir plus sur nos services, n'hésitez pas à nous contacter. La gestion des dépenses liées à l'immobilier locatif peut sembler une lourde tâche, mais nous pouvons la rendre plus facile. Notre succès vient du fait que nous fournissons à nos clients la meilleure aide possible, y compris les outils dont ils ont besoin pour bien travailler dans un marché en constante évolution. Appelez Ramfeld au 514-745-6106 pour rencontrer l'un des membres de notre équipe d'experts et commencer à optimiser vos finances dès aujourd'hui.